Політика конфіденційності Cumino для кандидатів

Коротко

• Хто ми. ALFERCOM SRL (далі — «ALFERCOM») керує Cumino — сервісом, який створює резюме за допомогою віртуального помічника у WhatsApp, Telegram, Instagram та в міні-застосунку і передає заявки компаніям.
• Два контролери, кожен за свою частину.
  • Компанія (або агентство), яка проводить відбір, самостійно вирішує щодо своєї кампанії відбору: вона є контролером для цього відбору, а Cumino працює від імені компанії.
  • ALFERCOM є контролером того, що Cumino робить для Вас: резюме, інші кампанії з найму, статистика.
  • Кожен із двох має власну політику конфіденційності, яку завжди можна переглянути командою /privacy.
• Дві окремі згоди для Cumino. Ви можете відповісти так або ні на кожну: одна — на створення резюме, друга — на інші кампанії з найму.
• Заявка — це не згода. Щоб узяти участь у кампанії компанії, Ви читаєте політику конфіденційності компанії та підтверджуєте кнопкою «Подаю заявку». Ви можете відкликати заявку будь-коли.
• Штучний інтелект. Ви розмовляєте з віртуальним помічником, і ми говоримо про це одразу. Штучний інтелект упорядковує резюме та порівнює його з вимогами кампанії, але нікого не відсіює: рішення завжди ухвалює людина з компанії.
• Статистика використання. У міні-застосунку та на вебсторінках для кандидатів статистика вмикається лише в тому разі, якщо Ви натиснете «Погоджуюсь» у банері. Якщо потім Ви скажете ні, ми видалимо дані, зібрані з цього пристрою (пункт 2.6).
• Відкликати — не означає видалити.
  • Відкликання одразу припиняє обробку даних для цієї мети. За бажанням Ви можете попросити нас залишити профіль без змін на 6 місяців, щоб продовжити з того місця, де зупинилися; інакше ми зберігаємо лише те, що потрібно для підтвердження наданої послуги (розділ 5).
  • За допомогою «Більше не шукаю роботу» Ви виходите з пропозицій. Дані не видаляються.
  • Видалення (забуття, /delete) прибирає Вас із Cumino. Залишаються лише анонімний запис для статистики та підтвердження згод (розділ 5).
• З будь-яких питань: [email protected].

---

1. Хто обробляє дані і в якій ролі

ALFERCOM SRL, Via Altinate 125, 35121 Padova (PD), P.IVA IT05068010288 (номер ПДВ).
Відповідальний за захист даних (DPO): [email protected].
Документи та постачальники: trust.cumino.com.

Для відбору діє також політика конфіденційності компанії: віртуальний помічник і міні-застосунок показують її до того, як компанія отримає дані, і її завжди можна переглянути. Якщо Ви не знаєте, до кого з двох звернутися, достатньо написати на [email protected]: якщо запит стосується компанії, ми перешлемо його самі.

---

2. Які дані, навіщо, на якій підставі і як довго

2.1 Сервіс резюме (контролер: ALFERCOM)

• Дані:
  • ім'я, прізвище, дата народження, стать, громадянство, місто, телефон, e-mail;
  • досвід роботи, освіта, навички, мови з рівнем, сертифікати, посвідчення водія, власний транспорт, готовність до роботи;
  • дозвіл на проживання, якщо Ви його вкажете;
  • фото, якщо Ви його надішлете;
  • текстові та голосові повідомлення з розмови;
  • створене резюме та налаштування вигляду резюме.
• Джерело: Ви, у розмові з віртуальним помічником або в міні-застосунку. Фото є лише в тому разі, якщо Ви його надішлете.
• Правова підстава: згода на створення резюме, яку ми запитуємо на початку (ст. 6(1)(a) GDPR). Без цієї згоди створити резюме неможливо.
• Голосові повідомлення: потрібні лише для того, щоб розшифрувати їх у текст. Аудіофайл видаляється, щойно резюме створено або розмова починається заново; розшифровка залишається в профілі.
• Строк зберігання:
  • згода діє 12 місяців і поновлюється одним дотиком; Cumino нагадує про закінчення строку за 30, 15 і 7 днів;
  • якщо Ви відкликаєте згоду, сервіс одразу зупиняється. У повідомленні, яке підтверджує відкликання, ми запитуємо, чи хочете Ви, щоб ми залишили профіль без змін на 6 місяців, аби, якщо Ви передумаєте, продовжити з того місця, де зупинилися. Якщо Ви відповідаєте так, профіль залишається на 6 місяців, без використання, на підставі цього Вашого вибору (ст. 6(1)(a) GDPR); якщо відповідаєте ні або не відповідаєте, профіль одразу прибирається з Cumino;
  • якщо строк згоди спливає без поновлення, діє те саме: у нагадуваннях Ви можете вибрати поновлення або попросити нас залишити профіль без змін на 6 місяців; якщо не відповісте, після закінчення строку профіль прибирається;
  • коли профіль прибирається, ALFERCOM зберігає лише досьє, що підтверджує надану послугу (пункт 2.5), і створює з профілю анонімний запис для статистики (пункт 2.4); решта видаляється;
  • текстові повідомлення та розшифровки голосових повідомлень є частиною профілю й підпорядковуються тим самим правилам;
  • тимчасова пам'ять розмов (на сервері ALFERCOM) зберігає історію розмови до 30 хвилин після останнього повідомлення, а дані сесії (мову та ідентифікатор сесії) — до 24 годин.

2.2 Заявка на участь у кампанії (контролер: компанія)

• Дані:
  • профіль і резюме;
  • відповіді на запитання кампанії;
  • обрані етапи та місця, співбесіди, результат;
  • відповідність вимогам і карта навичок (розділ 3);
  • дзвінки голосового помічника для призначення співбесіди;
  • нотатки рекрутера, яких Ви не бачите.
• Як подати заявку: Cumino показує Вам політику конфіденційності компанії, і Ви підтверджуєте кнопкою «Подаю заявку». Це не згода: це Ваше прохання оцінити Вас для цієї кампанії (заходи перед укладенням договору, ст. 6(1)(b) GDPR; art. 111-bis del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali (італійський Кодекс про захист персональних даних), далі — «Codice privacy»). Cumino фіксує, що Ви ознайомилися з цією версією політики конфіденційності та подали заявку.
• Правова підстава та строки зберігання: їх визначає компанія і вказує у власній політиці конфіденційності. Якщо Ви відкликаєте заявку, компанія більше не зв'язується з Вами та зберігає те, що потрібно для документування відбору та для захисту, протягом строку, який вона вказує.
• Поки Ви не підтвердили кнопкою «Подаю заявку», компанія бачить Ваше ім'я та статус заявки, бо Ви приєдналися до її кампанії, але не бачить ні резюме, ні відповідей. Якщо Ви не подаєте заявку, резюме все одно створюється, і Ви можете подати її пізніше.
• Особливі категорії персональних даних: належність до захищених категорій або дані про здоров'я запитуються лише в кампаніях, які компанія присвячує захищеним категоріям або працівникам, що перебувають у несприятливому становищі, коли це передбачено нормою права (collocamento mirato (італійська система цільового працевлаштування), L. 12 marzo 1999, n. 68; art. 10, comma 2, D.Lgs. 10 settembre 2003, n. 276). Запитання обирає компанія, яка за них відповідає, на підставі ст. 9(2)(b) GDPR. Перед запитанням помічник попереджає, що йдеться про особливі дані і що відповідь необов'язкова; дані зберігаються в зашифрованому вигляді, і їх бачить лише той, кому це потрібно в компанії. Якщо Ви самі напишете відомості про здоров'я, помічник не запише їх у профіль.

2.3 Інші кампанії з найму (контролер: ALFERCOM)

• Дані: профіль і побажання (який вид роботи, де, який контракт і який графік).
• Правова підстава: згода на інші кампанії з найму, окрема від згоди на резюме (ст. 6(1)(a) GDPR).
• Що відбувається:
  • якщо Ви погоджуєтеся, Ваш профіль без імені та без контактів потрапляє до бази, яку переглядають компанії-клієнти Cumino для власних кампаній;
  • Ви вказуєте свої побажання (яка робота, де, який контракт і який графік, мінімальна зарплата) та канал, яким хочете отримувати запити;
  • компанія, яка створила кампанію, може через Cumino запитати Вас, чи хочете Ви взяти в ній участь. Ім'я та контакти передаються компанії лише в тому разі, якщо Ви, прочитавши політику конфіденційності компанії, підтверджуєте кнопкою «Подаю заявку»: відтоді це заявка, як у пункті 2.2;
  • компанії, які використовують Cumino для пошуку кандидатів, — це агентства з працевлаштування та компанії-клієнти ALFERCOM; перелік категорій розміщено на trust.cumino.com;
  • згода одна для всіх інших кампаній; вибір робиться кампанія за кампанією кнопкою «Подаю заявку».
• Відкликання: профіль більше не видно компаніям, і запити одразу припиняються. Як і для резюме, Ви можете попросити нас залишити побажання без змін на 6 місяців, щоб знову ввімкнути згоду, не вводячи їх заново; інакше вони видаляються.
• Строк зберігання: поки згода активна.
• Ніколи для реклами: ці дані ніколи не використовуються для комерційних повідомлень — ні від ALFERCOM, ні від будь-кого іншого.

2.4 Дослідницький центр і статистика (контролер: ALFERCOM)

• Мета: внутрішня статистика про ринок праці та роботу сервісу, наприклад кількість кандидатів за професіями та містами, терміни, перервані процеси, результати. Ніколи для реклами.
• Коли профіль прибирається з Cumino (після відкликання, закінчення строку або забуття), ALFERCOM створює з нього анонімний запис і видаляє решту:
  • залишаються в узагальненому вигляді: віковий діапазон (5 років), стать, громадянство (за географічним регіоном, якщо воно рідкісне), провінція (регіон, якщо провінція рідкісна), чи є дозвіл на роботу, професії у вигляді кодів, сфера діяльності та роки досвіду за діапазонами, рівень і галузь освіти, навички за групами класифікації ESCO, мови, посвідчення водія, побажання щодо роботи, канал і рік;
  • не залишаються: ім'я, контакти, податковий код (codice fiscale), фото, резюме, вільний текст (повідомлення, розшифровки, описи), назви компаній, точні дати, захищені категорії та дані про здоров'я;
  • кожній комбінації віку, статі, громадянства, провінції та професії відповідають щонайменше 5 осіб, а запис не пов'язаний із профілем чи іншими даними: тому він не дозволяє Вас упізнати і є анонімними даними (пункт 26 преамбули GDPR). ALFERCOM зберігає його без обмеження строку, лише для статистики, і раз на рік перевіряє ризик.
• Правова підстава створення запису: законний інтерес ALFERCOM знати та вдосконалювати сервіс і ринок праці (ст. 6(1)(f) GDPR). Результати кампаній (відповідність, співбесіда, прийняття на роботу) потрапляють у запис лише як категорії та з дозволу компаній-клієнтів, передбаченого договором.
• Відкликання: відкликання згоди не зупиняє цю статистику, бо вона ведеться на анонімних даних.
• Заперечення: Ви можете заперечити проти створення запису, написавши на [email protected] (ст. 21 GDPR); у такому разі ALFERCOM його не створює.

2.5 Безпека, реєстр згод і юридичні обов'язки (контролер: ALFERCOM)

• Дані:
  • реєстр згод: для кожного вибору — код, який Вас ідентифікує (не телефон і не e-mail), мета, дія (надано, відхилено, відкликано, поновлено, строк минув), точний показаний текст, версія політики конфіденційності, дата й час, канал, хто зробив вибір і мова;
  • коли профіль прибирається, досьє, що підтверджує надану послугу: реєстр згод, дати надання послуги, версії резюме, надсилання компаніям і остання версія резюме, з обмеженим доступом;
  • технічні журнали та ідентифікатори сесій.
• Посилання WhatsApp на міні-застосунок: посилання прив'язується до першого телефону, який його відкриє, і після відкриття діє 90 хвилин. Щоб розпізнати телефон, міні-застосунок встановлює технічний cookie «cumino_twa_device», який потрібен лише для запитів міні-застосунку, не читається сторінкою і діє 24 години. Cookie необхідний для безпеки сервісу, який Ви запросили, тому не потребує Вашої згоди. У базі даних залишаються лише хеш cookie та хеш номера, а не сам номер у відкритому вигляді; щоночі видаляються рядки посилань, строк дії яких минув понад тиждень тому (посилання діє щонайбільше 24 години).
• Правова підстава: обов'язок довести згоду та її відкликання (ст. 7(1) GDPR; принцип підзвітності, ст. 5(2) GDPR); законний інтерес у безпеці та захисті в суді (ст. 6(1)(f) GDPR), також після забуття, для встановлення, здійснення або захисту права в судовому порядку (ст. 17(3)(e) GDPR); юридичні обов'язки (ст. 6(1)(c) GDPR).
• Строк зберігання:
  • реєстр згод залишається як доказ також після відкликання або забуття; досьє послуги залишається після відкликання або закінчення строку, але не після забуття. Вони зберігаються протягом усього часу обробки та 5 років після нього. Після забуття реєстр не містить Вашого імені: e-mail і телефон залишаються лише як незворотний хеш, який ALFERCOM може порівняти за допомогою ключа, що зберігається окремо, якщо потрібно довести згоду;
  • технічні журнали зберігаються щонайбільше 12 місяців.

2.6 Статистика використання та пошук помилок (контролер: ALFERCOM)

• Мета: зрозуміти, як використовуються віртуальний помічник, міні-застосунок і вебсторінки, та знайти помилки, щоб їх виправити. Ніколи для реклами, ніколи для оцінювання Вас.
• Інструмент: PostHog (розділ 4).
• У міні-застосунку та на вебсторінках для кандидатів (політика конфіденційності компанії, поновлення згоди):
  • PostHog вмикається лише з Вашої згоди, яку Ви даєте кнопкою «Погоджуюсь» у банері, що з'являється під час першого відвідування. Правова підстава: згода, ст. 6(1)(a) GDPR та art. 122 del Codice privacy;
  • без Вашої згоди PostHog не завантажується, нічого не надсилає і нічого не зберігає на пристрої;
  • Ви можете змінити вибір у будь-який момент за допомогою «Змінити вибір щодо статистики» внизу головної сторінки міні-застосунку. Якщо Ви відповісте ні, PostHog припиняє збирати дані, а ALFERCOM видаляє дані, уже зібрані з цього пристрою, — події та записи; на пристрої залишається лише позначка про відмову;
  • PostHog збирає переглянуті сторінки, кліки (без тексту й атрибутів елементів), технічні помилки та запис сесії, у якому тексти й заповнені поля приховано. Адреси сторінок надходять без параметрів. До PostHog ніколи не потрапляють ім'я, контакти, фото, текст резюме та коди доступу з посилання WhatsApp або Telegram.
• У віртуальному помічнику (у WhatsApp, Telegram та Instagram): PostHog збирає кроки шляху, наприклад «Резюме створено», із псевдонімним кодом, який обчислює сервер, замість номера телефону; за кодом номер відновити неможливо. Правова підстава: законний інтерес ALFERCOM забезпечувати роботу та вдосконалювати сервіс, ст. 6(1)(f) GDPR. Ви можете заперечити, написавши на [email protected].
• Строк зберігання:
  • події зберігаються 24 місяці, потім залишаються лише підсумкові цифри; записи сесій зберігаються 30 днів;
  • у разі забуття ALFERCOM видаляє також події віртуального помічника з Вашим кодом.

2.7 Cookie та пам'ять браузера

Міні-застосунок і вебсторінки для кандидатів зберігають на пристрої лише таке:

Технічні cookie та технічна пам'ять потрібні для сервісу, який Ви запросили, і не потребують згоди (art. 122 del Codice privacy).

---

3. Штучний інтелект

Ви розмовляєте з віртуальним помічником. Ми повідомляємо про це на початку розмови та на початку кожного дзвінка (ст. 50 Регламенту (ЄС) 2024/1689 про штучний інтелект, далі — «AI Act»). Якщо Ви запитаєте, помічник підтверджує, що він є штучним інтелектом.

Чого штучний інтелект не робить:

• нікого не відсіює і не ухвалює рішень: відповідність і карта — це допомога для рекрутера, який бачить причину кожної оцінки і вирішує особисто. Рішень, що ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці, немає (ст. 22 GDPR);
• не розпізнає емоції;
• не робить біометричного аналізу;
• не робить висновків про походження, здоров'я, переконання чи інші захищені характеристики.

Це профілювання (ст. 4(4) GDPR), тому що оцінюються професійні аспекти, які Вас стосуються. Тому Ви можете:

• запитати, чому Ви отримали певну оцінку;
• виправити своє резюме;
• попросити, щоб людина з компанії переглянула оцінку;
• оскаржити її.

Ви можете надіслати запити компанії кампанії або на [email protected], а ми перешлемо їх далі.

До моделі штучного інтелекту надходить лише те, що потрібно. Для карти навичок надходить лише професійна частина резюме: без імені, контактів, дати народження, громадянства, статі та фото.

Постачальники штучного інтелекту:

• моделі надходять через Vercel AI Gateway (моделі OpenAI та Google);
• розшифровка та числове представлення текстів (embedding): OpenAI;
• голосовий помічник: ElevenLabs.

ALFERCOM використовує сервіси в корпоративній версії, і дані не використовуються для навчання моделей постачальників:

• OpenAI і Google не використовують для навчання дані, отримані від їхніх сервісів для компаній (API);
• для ElevenLabs використання даних для навчання виключено в налаштуваннях облікового запису ALFERCOM.

---

4. Кому передаються дані

• Компанії кампанії, до якої Ви подаєте заявку, після того як Ви ознайомилися з політикою конфіденційності компанії.

• Іншим компаніям лише в тому разі, якщо Ви відповідаєте «Подаю заявку» на одну з інших кампаній з найму. До цього вони бачать лише профіль без імені та контактів (пункт 2.3).

• Постачальникам ALFERCOM, які діють як обробники, за договором:

  • сервери та бази даних: Hetzner, Німеччина;
  • мережа та захист: Cloudflare;
  • штучний інтелект: розділ 3;
  • телефонія: Twilio;
  • e-mail: Resend;
  • повідомлення у WhatsApp, якщо Ви обираєте WhatsApp: Meta, через WhatsApp Business Platform;
  • технічні помилки: Sentry;
  • статистика використання та пошук помилок: PostHog, сервери в ЄС (пункт 2.6);
  • адреси та карти: Mapbox;
  • календар і відеодзвінки компанії, якщо компанія їх підключає: Microsoft 365.

  Повний перелік із місцем розташування та гарантіями розміщено на trust.cumino.com.

• Месенджерам, які Ви обираєте, Instagram (Meta) і Telegram: вони обробляють повідомлення як самостійні контролери, відповідно до власних політик конфіденційності.

• OpenStreetMap, лише якщо в міні-застосунку Ви використовуєте своє місцезнаходження, щоб заповнити місто: Ваш пристрій надсилає місцезнаходження до сервісу Nominatim організації OpenStreetMap Foundation (Велика Британія, країна з рішенням про адекватність Європейської комісії), який повертає назву міста та обробляє дані відповідно до власної політики конфіденційності.

• Органам влади, коли цього вимагає закон.

5. Відкликання згоди, відкликання заявки, «Більше не шукаю роботу» та видалення (забуття)

Це чотири окремі дії.

• Відкликання згоди. Ви можете зробити це будь-коли, у міні-застосунку, через віртуального помічника або електронною поштою, так само легко, як Ви надали згоду. Відкликання одразу припиняє обробку для цієї мети і не впливає на те, що було зроблено раніше.
  • Сервіс резюме: ALFERCOM більше не створює і не змінює резюме. Якщо Ви попросите, профіль залишається без змін на 6 місяців; інакше він одразу прибирається (пункт 2.1).
  • Інші кампанії: профіль більше не видно компаніям, а запити припиняються. Якщо Ви попросите, побажання залишаються без змін на 6 місяців (пункт 2.3).
• Відкликання заявки. Ви можете в будь-який момент відкликати заявку на кампанію: компанія більше не зв'язується з Вами та зберігає те, що потрібно для документування відбору, протягом строку, який вона вказує у власній політиці конфіденційності (пункт 2.2).
• «Більше не шукаю роботу». Ви виходите з пропозицій і контактів. Це не відкликання згоди і не видалення даних.
• Видалення (забуття). Ви можете попросити про нього командою /delete, у міні-застосунку або електронною поштою.
  • ALFERCOM прибирає Ваші дані з усіх своїх систем: профіль, резюме, фото, розмови, файли імпорту (вони в будь-якому разі видаляються через 7 днів), події статистики використання віртуального помічника.
  • Заявки до компаній усередині Cumino також втрачають Ваші дані: вони залишаються як рядки з прихованими даними зі статусом «Забуття», поза списками та експортом, щоб компанія знала, що більше не повинна Вас шукати. Це передбачено договором між ALFERCOM і компаніями, яких про це повідомляють (ст. 19 GDPR).
  • Якщо компанія експортувала Ваші дані за межі Cumino, наприклад до власної системи, за цю копію відповідає компанія: ALFERCOM повідомляє її про Ваш запит.
  • Залишаються лише анонімний запис для статистики (пункт 2.4) і підтвердження згод (пункт 2.5).

Що залишається після відкликання і на якій підставі:

• профіль, резюме, повідомлення та розшифровки: 6 місяців, лише якщо Ви цього попросите (ст. 6(1)(a) GDPR); потім, або одразу, вони прибираються з Cumino (пункт 2.1);
• побажання для інших кампаній: те саме (пункт 2.3);
• заявка до компанії: для документування відбору, на підставі та протягом строку, які компанія вказує у власній політиці конфіденційності (пункт 2.2);
• анонімний запис для статистики: без обмеження строку, бо це не персональні дані (пункт 2.4);
• реєстр згод і досьє послуги: для підтвердження згоди та захисту права (ст. 7(1), ст. 5(2) і ст. 17(3)(e) GDPR; ст. 6(1)(c) і (f)), протягом усього часу обробки та 5 років після нього (пункт 2.5);
• технічні журнали: щонайбільше 12 місяців (пункт 2.5).

ALFERCOM ніколи не використовує ці дані для комерційних повідомлень.

6. Передавання за межі Європейського Союзу

Деякі постачальники розташовані в Сполучених Штатах (розділи 3 і 4). Дані передаються туди лише за однієї з гарантій, передбачених GDPR (ст. 44 і наступні): для сертифікованих постачальників — рішення про адекватність ЄС–США (EU-US Data Privacy Framework); в інших випадках — стандартні договірні положення Європейської комісії. Докладніше про кожного постачальника — на trust.cumino.com.

7. Права

Щодо даних, контролером яких є ALFERCOM, Ви можете в будь-який момент вимагати:

• отримати доступ до даних і їхню копію;
• виправити або доповнити їх;
• видалити їх (забуття);
• обмежити їх обробку;
• отримати їх у форматі, який може прочитати комп'ютер (переносимість);
• заперечити проти обробки на підставі законного інтересу, зокрема проти статистики;
• не підлягати рішенням, що ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці (Cumino таких рішень не ухвалює).

Як: у віртуальному помічнику командами /privacy та /delete, у міні-застосунку або написавши на [email protected]. Ми відповідаємо протягом одного місяця. Якщо запит складний, ми можемо продовжити строк на два місяці, і в такому разі повідомимо Вам про продовження.

Скарга: Ви можете звернутися до Garante per la protezione dei dati personali (італійський орган із захисту даних), Piazza Venezia 11, 00187 Roma (www.garanteprivacy.it), або до суду.

8. Чи обов'язково надавати дані?

Ні. Однак без згоди на сервіс резюме створити резюме неможливо; а без основних даних резюме (ім'я, контакт, принаймні один досвід роботи або одне навчання) завершити його неможливо. Якщо Ви скажете ні іншим кампаніям з найму, для заявки на поточну кампанію нічого не змінюється.

9. Зміни

Якщо політика конфіденційності змінюється, нова версія з'являється на цій сторінці з датою. Якщо зміна стосується згоди, яку вже надано, ми запитуємо її знову.