Informativa privacy di Cumino per i candidati

In breve

• Chi siamo. ALFERCOM SRL (di seguito «ALFERCOM») gestisce Cumino, il servizio che crea il CV con un assistente virtuale su WhatsApp, Telegram, Instagram e nella mini-app, e che porta le candidature alle aziende.
• Due titolari, ognuno per la propria parte.
  • L'azienda (o agenzia) che fa la selezione decide della propria campagna di selezione: è titolare per quella selezione, e Cumino lavora per conto dell'azienda.
  • ALFERCOM è titolare di ciò che Cumino fa per Lei: il CV, le altre campagne d'assunzione, le statistiche.
  • Ciascuno dei due ha la propria informativa, sempre consultabile con /privacy.
• Due consensi per Cumino, separati. Può rispondere sì o no a ciascuno: uno per la creazione del CV, uno per le altre campagne d'assunzione.
• La candidatura non è un consenso. Per partecipare alla campagna di un'azienda Lei legge l'informativa dell'azienda e conferma con «Mi candido». Può ritirare la candidatura quando vuole.
• Intelligenza artificiale. Lei parla con un assistente virtuale, e lo diciamo subito. L'intelligenza artificiale organizza il CV e lo confronta con i requisiti di una campagna, ma non scarta nessuno: decide sempre una persona dell'azienda.
• Statistiche d'uso. Nella mini-app e nelle pagine web per i candidati le statistiche si attivano soltanto se Lei preme «Accetto» nel banner. Se poi dice no, cancelliamo i dati raccolti da quel dispositivo (paragrafo 2.6).
• Revocare non è cancellare.
  • La revoca ferma subito quella finalità. Se vuole, può chiederci di tenere il profilo fermo per 6 mesi, per riprendere da dove era; altrimenti teniamo soltanto quanto serve a dimostrare il servizio svolto (sezione 5).
  • Con «Non cerco più lavoro» Lei esce dalle offerte. Non cancella i dati.
  • La cancellazione (oblio, /delete) La toglie da Cumino. Restano soltanto un record anonimo per le statistiche e la prova dei consensi (sezione 5).
• Per qualsiasi richiesta: [email protected].

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1. Chi tratta i dati e in quale ruolo

ALFERCOM SRL, Via Altinate 125, 35121 Padova (PD), P.IVA IT05068010288.
Responsabile della protezione dei dati (DPO): [email protected].
Documenti e fornitori: trust.cumino.com.

Per la selezione vale anche l'informativa dell'azienda: l'assistente virtuale e la mini-app la mostrano prima che l'azienda riceva i dati, e resta sempre consultabile. Se non sa a quale dei due rivolgersi, Le basta scrivere a [email protected]: se la richiesta riguarda l'azienda, la inoltriamo noi.

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2. Quali dati, perché, su quale base e per quanto tempo

2.1 Servizio CV (titolare: ALFERCOM)

• Dati:
  • nome, cognome, data di nascita, genere, nazionalità, città, telefono, e-mail;
  • esperienze, studi, competenze, lingue con il livello, certificazioni, patenti, mezzo proprio, disponibilità;
  • permesso di soggiorno, se Lei lo indica;
  • foto, se Lei la invia;
  • messaggi scritti e vocali della conversazione;
  • CV generato e preferenze sull'aspetto del CV.
• Fonte: Lei, nella conversazione con l'assistente virtuale o nella mini-app. La foto è presente soltanto se Lei la invia.
• Base giuridica: il consenso alla creazione del CV, chiesto all'inizio (art. 6, par. 1, lett. a), GDPR). Senza questo consenso il CV non si può creare.
• Messaggi vocali: servono soltanto a trascriverli. Il file audio si cancella appena il CV è generato o la conversazione ricomincia; la trascrizione resta nel profilo.
• Periodo di conservazione:
  • il consenso vale 12 mesi e si rinnova con un tocco; Cumino Le ricorda la scadenza 30, 15 e 7 giorni prima;
  • se Lei revoca il consenso, il servizio si ferma subito. Nel messaggio che conferma la revoca Le chiediamo se vuole che teniamo il profilo fermo per 6 mesi, così se ci ripensa riprende da dove era. Se risponde sì, il profilo resta 6 mesi, senza essere usato, sulla base di questa Sua scelta (art. 6, par. 1, lett. a), GDPR); se risponde no, o non risponde, il profilo esce subito da Cumino;
  • se il consenso scade senza rinnovo, vale lo stesso: nei promemoria può scegliere di rinnovare oppure di farci tenere il profilo fermo per 6 mesi; se non risponde, alla scadenza il profilo esce;
  • quando il profilo esce, ALFERCOM tiene soltanto il fascicolo che serve a dimostrare il servizio svolto (paragrafo 2.5) e ne ricava un record anonimo per le statistiche (paragrafo 2.4); il resto si cancella;
  • i messaggi scritti e le trascrizioni dei messaggi vocali fanno parte del profilo e seguono le stesse regole;
  • la memoria temporanea delle conversazioni, sul server di ALFERCOM, tiene la cronologia di una conversazione fino a 30 minuti dopo l'ultimo messaggio e i dati di sessione (lingua e identificativo della sessione) fino a 24 ore.

2.2 Candidatura a una campagna (titolare: l'azienda)

• Dati:
  • il profilo e il CV;
  • le risposte alle domande della campagna;
  • le tappe e le sedi scelte, i colloqui, l'esito;
  • l'idoneità rispetto ai requisiti e la mappa delle competenze (sezione 3);
  • le chiamate dell'assistente vocale per fissare il colloquio;
  • le note dell'addetto alla selezione, che Lei non vede.
• Come ci si candida: Cumino Le mostra l'informativa dell'azienda e Lei conferma con «Mi candido». Non è un consenso: è la Sua richiesta di essere valutato per quella campagna (misure precontrattuali, art. 6, par. 1, lett. b), GDPR; art. 111-bis del D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, Codice in materia di protezione dei dati personali, di seguito «Codice privacy»). Cumino registra che Lei ha visto quella versione dell'informativa e si è candidato.
• Base giuridica e periodi di conservazione: li decide l'azienda e li indica nella propria informativa. Se Lei ritira la candidatura, l'azienda non La contatta più e conserva quanto serve a documentare la selezione e difendersi, per il periodo che indica.
• Finché Lei non conferma con «Mi candido», l'azienda vede il Suo nome e lo stato della candidatura, perché Lei è entrato nella sua campagna, ma non vede il CV né le risposte. Se non si candida, il CV si crea comunque e può candidarsi più tardi.
• Categorie particolari di dati personali: l'appartenenza a categorie protette o i dati sulla salute si chiedono soltanto nelle campagne che l'azienda dedica a categorie protette o a lavoratori svantaggiati, quando una norma lo prevede (collocamento mirato, L. 12 marzo 1999, n. 68; art. 10, comma 2, D.Lgs. 10 settembre 2003, n. 276). Le domande le sceglie l'azienda, che ne risponde, sulla base dell'art. 9, par. 2, lett. b), GDPR. Prima della domanda l'assistente avvisa che si tratta di dati particolari e che la risposta è facoltativa; i dati si conservano cifrati e li vede soltanto chi, in azienda, ne ha bisogno. Se Lei scrive di Sua iniziativa informazioni sulla salute, l'assistente non le registra nel profilo.

2.3 Altre campagne d'assunzione (titolare: ALFERCOM)

• Dati: il profilo e le preferenze (che tipo di lavoro, dove, con quale contratto e quale orario).
• Base giuridica: il consenso alle altre campagne d'assunzione, separato da quello per il CV (art. 6, par. 1, lett. a), GDPR).
• Che cosa succede:
  • se Lei acconsente, il Suo profilo, senza nome e senza contatti, entra nel bacino che le aziende clienti di Cumino consultano per le proprie campagne;
  • Lei indica le Sue preferenze (che lavoro, dove, con quale contratto e quale orario, lo stipendio minimo) e il canale su cui ricevere le richieste;
  • un'azienda che ha creato una campagna può chiederLe, tramite Cumino, se vuole parteciparvi. Nome e contatti passano all'azienda soltanto se Lei, letta l'informativa dell'azienda, conferma con «Mi candido»: da quel momento è una candidatura come quelle del paragrafo 2.2;
  • le aziende che usano Cumino per cercare candidati sono le agenzie per il lavoro e le aziende clienti di ALFERCOM; l'elenco delle categorie è su trust.cumino.com;
  • il consenso è uno solo per tutte le altre campagne; la scelta avviene campagna per campagna con «Mi candido».
• Revoca: il profilo non è più visibile alle aziende e le richieste si fermano subito. Come per il CV, può chiederci di tenere le preferenze ferme per 6 mesi, per riattivare il consenso senza riscriverle; altrimenti si cancellano.
• Periodo di conservazione: finché il consenso è attivo.
• Mai per pubblicità: questi dati non si usano mai per comunicazioni commerciali, né di ALFERCOM né di altri.

2.4 Centro studi e statistiche (titolare: ALFERCOM)

• Finalità: statistiche interne sul mercato del lavoro e sul funzionamento del servizio, per esempio il numero di candidati per professione e per città, i tempi, gli abbandoni, gli esiti. Mai per pubblicità.
• Quando un profilo esce da Cumino (dopo una revoca o una scadenza, oppure con l'oblio), ALFERCOM ne ricava un record anonimo e cancella il resto:
  • restano, generalizzati: la fascia d'età (di 5 anni), il genere, la nazionalità (per area geografica se rara), la provincia (la regione se rara), se c'è un titolo per lavorare, le professioni in codice, il settore e gli anni di esperienza per fasce, il livello e l'area di studio, le competenze per gruppi della classificazione ESCO, le lingue, le patenti, le preferenze di lavoro, il canale e l'anno;
  • non restano: nome, contatti, codice fiscale, foto, CV, testo libero (messaggi, trascrizioni, descrizioni), nomi delle aziende, date precise, categorie protette e dati sulla salute;
  • ogni combinazione di età, genere, nazionalità, provincia e professione vale per almeno 5 persone, e il record non è collegato al profilo né agli altri dati: per questo non permette di riconoscerLa ed è un dato anonimo (considerando 26 GDPR). ALFERCOM lo conserva senza limiti di tempo, soltanto per le statistiche, e ne verifica il rischio una volta all'anno.
• Base giuridica della creazione del record: legittimo interesse di ALFERCOM a conoscere e migliorare il servizio e il mercato del lavoro (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR). Gli esiti delle campagne (idoneità, colloquio, assunzione) entrano nel record soltanto come categorie e con l'autorizzazione delle aziende clienti, prevista nel contratto.
• Revoca: la revoca di un consenso non ferma queste statistiche, perché si fanno su dati anonimi.
• Opposizione: Lei può opporsi alla creazione del record scrivendo a [email protected] (art. 21 GDPR); in quel caso ALFERCOM non lo crea.

2.5 Sicurezza, registro dei consensi e obblighi di legge (titolare: ALFERCOM)

• Dati:
  • il registro dei consensi: per ogni scelta, un codice che La identifica (non il telefono né l'e-mail), la finalità, l'azione (dato, rifiutato, revocato, rinnovato, scaduto), il testo esatto mostrato, la versione dell'informativa, la data e l'ora, il canale, chi ha fatto la scelta e la lingua;
  • quando il profilo esce, il fascicolo che serve a dimostrare il servizio svolto: il registro dei consensi, le date del servizio, le versioni del CV, gli invii alle aziende e l'ultima versione del CV, con accesso limitato;
  • i log tecnici e gli identificativi delle sessioni.
• Link WhatsApp alla mini-app: il link si lega al primo telefono che lo apre e, una volta aperto, vale 90 minuti. Per riconoscere il telefono la mini-app imposta un cookie tecnico, «cumino_twa_device», che serve soltanto per le chiamate della mini-app, non è leggibile dalla pagina e dura 24 ore. Il cookie è necessario alla sicurezza del servizio che Lei ha richiesto, perciò non richiede il Suo consenso. Nel database restano soltanto l'impronta del cookie e quella del numero, non il numero in chiaro; ogni notte si cancellano le righe dei link scaduti da più di una settimana (un link vale al massimo 24 ore).
• Base giuridica: obbligo di dimostrare il consenso e la sua revoca (art. 7, par. 1, GDPR; principio di responsabilizzazione, art. 5, par. 2, GDPR); legittimo interesse alla sicurezza e alla difesa in giudizio (art. 6, par. 1, lett. f), GDPR), anche dopo l'oblio, per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria (art. 17, par. 3, lett. e), GDPR); obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR).
• Periodo di conservazione:
  • il registro dei consensi resta come prova anche dopo una revoca o un oblio; il fascicolo del servizio resta dopo una revoca o una scadenza, non dopo l'oblio. Si conservano per la durata del trattamento e 5 anni dopo. Dopo l'oblio il registro non contiene il Suo nome: e-mail e telefono restano soltanto come impronta irreversibile, che ALFERCOM può confrontare, con una chiave custodita a parte, se deve dimostrare un consenso;
  • i log tecnici si conservano per 12 mesi al massimo.

2.6 Statistiche d'uso e ricerca degli errori (titolare: ALFERCOM)

• Finalità: capire come si usano l'assistente virtuale, la mini-app e le pagine web, e trovare gli errori per correggerli. Mai per pubblicità, mai per valutarLa.
• Strumento: PostHog (sezione 4).
• Nella mini-app e nelle pagine web per i candidati (informativa dell'azienda, rinnovo del consenso):
  • PostHog si attiva soltanto con il Suo consenso, che Lei dà con «Accetto» nel banner che compare alla prima visita. Base giuridica: consenso, art. 6, par. 1, lett. a), GDPR e art. 122 del Codice privacy;
  • senza il Suo consenso PostHog non si carica, non invia nulla e non salva nulla nel dispositivo;
  • Lei può cambiare la scelta in qualsiasi momento con «Cambia la scelta sulle statistiche», in fondo alla pagina principale della mini-app. Se risponde no, PostHog smette di raccogliere dati e ALFERCOM cancella i dati già raccolti da quel dispositivo, eventi e registrazioni; nel dispositivo resta soltanto il segno del no;
  • PostHog raccoglie le pagine viste, i clic (senza il testo né gli attributi degli elementi), gli errori tecnici e la registrazione della sessione, in cui testi e campi compilati sono coperti. Gli indirizzi delle pagine arrivano senza parametri. A PostHog non arrivano mai il nome, i contatti, la foto, il testo del CV né i codici di accesso del link di WhatsApp o di Telegram.
• Nell'assistente virtuale (su WhatsApp, Telegram e Instagram): PostHog raccoglie i passaggi del percorso, per esempio «CV generato», con un codice pseudonimo calcolato dal server al posto del numero di telefono; dal codice il numero non si ricava. Base giuridica: legittimo interesse di ALFERCOM a far funzionare e migliorare il servizio, art. 6, par. 1, lett. f), GDPR. Lei può opporsi scrivendo a [email protected].
• Periodo di conservazione:
  • gli eventi si conservano 24 mesi, poi restano soltanto i totali; le registrazioni delle sessioni si conservano 30 giorni;
  • con l'oblio ALFERCOM cancella anche gli eventi dell'assistente virtuale con il Suo codice.

2.7 Cookie e memoria del browser

La mini-app e le pagine web per i candidati salvano nel dispositivo soltanto:

I cookie e la memoria tecnici sono necessari al servizio che Lei ha chiesto e non richiedono il consenso (art. 122 del Codice privacy).

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3. L'intelligenza artificiale

Lei parla con un assistente virtuale. Lo diciamo all'inizio della conversazione e all'inizio di ogni chiamata (art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 sull'intelligenza artificiale, di seguito «AI Act»). Se Lei lo chiede, l'assistente conferma di essere un'intelligenza artificiale.

Che cosa l'intelligenza artificiale non fa:

• non scarta nessuno e non decide: l'idoneità e la mappa sono un aiuto per l'addetto alla selezione, che vede il motivo di ogni valutazione e decide personalmente. Non ci sono decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato (art. 22 GDPR);
• non riconosce le emozioni;
• non fa analisi biometriche;
• non deduce l'origine, la salute, le opinioni o altre caratteristiche protette.

È profilazione (art. 4, punto 4, GDPR), perché valuta aspetti professionali che La riguardano. Per questo Lei può:

• chiedere perché ha ricevuto una certa valutazione;
• correggere il Suo CV;
• chiedere che una persona dell'azienda riveda la valutazione;
• contestarla.

Può rivolgere le richieste all'azienda della campagna oppure a [email protected], che le inoltra.

Al modello di intelligenza artificiale va soltanto ciò che serve. Per la mappa delle competenze va soltanto la parte professionale del CV: niente nome, contatti, data di nascita, nazionalità, genere o foto.

Fornitori di intelligenza artificiale:

• i modelli arrivano tramite Vercel AI Gateway (modelli di OpenAI e Google);
• trascrizione e rappresentazione numerica dei testi (embedding): OpenAI;
• assistente vocale: ElevenLabs.

ALFERCOM usa i servizi nella versione per aziende, e i dati non servono ad addestrare i modelli dei fornitori:

• OpenAI e Google non usano per l'addestramento i dati ricevuti dai loro servizi per le aziende (API);
• per ElevenLabs l'uso dei dati per l'addestramento è escluso nelle impostazioni dell'account di ALFERCOM.

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4. A chi vanno i dati

• All'azienda della campagna a cui Lei si candida, dopo che Lei ha visto l'informativa dell'azienda.

• Ad altre aziende soltanto se Lei risponde «Mi candido» a una delle altre campagne d'assunzione. Prima vedono soltanto il profilo senza nome e contatti (paragrafo 2.3).

• Ai fornitori di ALFERCOM che operano come responsabili del trattamento, con contratto:

  • server e database: Hetzner, Germania;
  • rete e protezione: Cloudflare;
  • intelligenza artificiale: sezione 3;
  • telefonia: Twilio;
  • e-mail: Resend;
  • messaggi su WhatsApp, se Lei sceglie WhatsApp: Meta, con la WhatsApp Business Platform;
  • errori tecnici: Sentry;
  • statistiche d'uso e ricerca degli errori: PostHog, server nell'UE (paragrafo 2.6);
  • indirizzi e mappe: Mapbox;
  • calendario e videochiamate dell'azienda, se l'azienda li collega: Microsoft 365.

  L'elenco completo, con luogo e garanzie, è su trust.cumino.com.

• Alle app di messaggistica che Lei sceglie, Instagram (Meta) e Telegram: trattano i messaggi come titolari autonomi, secondo le proprie informative.

• A OpenStreetMap, soltanto se nella mini-app Lei usa la Sua posizione per compilare la città: il Suo dispositivo invia la posizione al servizio Nominatim della OpenStreetMap Foundation (Regno Unito, paese con decisione di adeguatezza della Commissione europea), che restituisce il nome della città e tratta i dati secondo la propria informativa.

• Alle autorità, quando lo chiede la legge.

5. Revoca, ritiro della candidatura, «Non cerco più lavoro» e cancellazione (oblio)

Sono quattro azioni distinte.

• Revoca di un consenso. Può farla in qualsiasi momento, dalla mini-app, dall'assistente virtuale o per e-mail, con la stessa facilità con cui ha dato il consenso. La revoca ferma subito quella finalità e non pregiudica ciò che è stato fatto prima.
  • Servizio CV: ALFERCOM non crea né modifica più il CV. Se Lei lo chiede, il profilo resta fermo 6 mesi; altrimenti esce subito (paragrafo 2.1).
  • Altre campagne: il profilo non è più visibile alle aziende e le richieste si fermano. Se Lei lo chiede, le preferenze restano ferme 6 mesi (paragrafo 2.3).
• Ritiro di una candidatura. Può ritirare in qualsiasi momento la candidatura a una campagna: l'azienda non La contatta più e conserva quanto serve a documentare la selezione, per il periodo che indica nella propria informativa (paragrafo 2.2).
• «Non cerco più lavoro». Lei esce dalle offerte e dai contatti. Non è una revoca e non cancella i dati.
• Cancellazione (oblio). Può chiederla con /delete, dalla mini-app o per e-mail.
  • ALFERCOM toglie i Suoi dati da tutti i propri sistemi: profilo, CV, foto, conversazioni, file degli import (questi si cancellano comunque dopo 7 giorni), eventi delle statistiche d'uso dell'assistente virtuale.
  • Anche le candidature presso le aziende, dentro Cumino, perdono i Suoi dati: restano come righe oscurate con lo stato «Oblio», fuori dalle liste e dalle esportazioni, perché l'azienda sappia che non deve più cercarLa. Lo prevede il contratto tra ALFERCOM e le aziende, che vengono avvisate (art. 19 GDPR).
  • Se un'azienda aveva esportato i Suoi dati fuori da Cumino, per esempio nel proprio sistema, di quella copia risponde l'azienda: ALFERCOM la avvisa della Sua richiesta.
  • Restano soltanto il record anonimo per le statistiche (paragrafo 2.4) e la prova dei consensi (paragrafo 2.5).

Che cosa resta dopo una revoca, e su quale base:

• il profilo, il CV, i messaggi e le trascrizioni: 6 mesi, soltanto se Lei lo chiede (art. 6, par. 1, lett. a), GDPR); poi, o subito, escono da Cumino (paragrafo 2.1);
• le preferenze per le altre campagne: lo stesso (paragrafo 2.3);
• la candidatura presso un'azienda: per documentare la selezione, sulla base e per il periodo che l'azienda indica nella propria informativa (paragrafo 2.2);
• il record anonimo per le statistiche: senza limiti, perché non è un dato personale (paragrafo 2.4);
• il registro dei consensi e il fascicolo del servizio: per dimostrare il consenso e difendere un diritto (art. 7, par. 1, art. 5, par. 2, e art. 17, par. 3, lett. e), GDPR; art. 6, par. 1, lett. c) e f)), per la durata del trattamento e 5 anni dopo (paragrafo 2.5);
• i log tecnici: 12 mesi al massimo (paragrafo 2.5).

ALFERCOM non usa mai questi dati per comunicazioni commerciali.

6. Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Alcuni fornitori hanno sede negli Stati Uniti (sezioni 3 e 4). I dati vi arrivano soltanto con una delle garanzie previste dal GDPR (artt. 44 e seguenti): per i fornitori certificati, la decisione di adeguatezza UE-USA (EU-US Data Privacy Framework); negli altri casi, le clausole contrattuali tipo della Commissione europea. Il dettaglio per ciascun fornitore è su trust.cumino.com.

7. Diritti

Per i dati di cui ALFERCOM è titolare, Lei può chiedere in qualsiasi momento:

• di accedere ai dati e di averne copia;
• di correggerli o completarli;
• di cancellarli (oblio);
• di limitarne il trattamento;
• di riceverli in un formato leggibile da un computer (portabilità);
• di opporsi ai trattamenti basati sul legittimo interesse, comprese le statistiche;
• di non essere oggetto di decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato (Cumino non ne prende).

Come: nell'assistente virtuale con /privacy e /delete, nella mini-app, oppure scrivendo a [email protected]. Rispondiamo entro un mese. Se la richiesta è complessa, possiamo prorogare il termine di due mesi, e in quel caso Le comunichiamo la proroga.

Reclamo: Lei può rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma (www.garanteprivacy.it), oppure al giudice.

8. È obbligatorio fornire i dati?

No. Senza il consenso al servizio CV, però, non è possibile creare il CV; e senza i dati essenziali di un CV (nome, un contatto, almeno un'esperienza o uno studio) non è possibile completarlo. Se Lei dice no alle altre campagne d'assunzione, per la candidatura alla campagna in corso non cambia nulla.

9. Modifiche

Se l'informativa cambia, la nuova versione compare su questa pagina, con la data. Se il cambiamento riguarda un consenso già dato, lo chiediamo di nuovo.